Opis usługi
"Komunikacja Zmian w Service Desku" to doradztwo w obszarze komunikacji zmian, obejmujące wsparcie w skutecznej komunikacji przy projekcie zmian Service Desku w
obszarze technologicznym. Dobry plan komunikacji zmian to podstawa. Wierzymy, że nawet w najbardziej krytycznym momencie zmian w organizacji stworzenie i realizacja
kompleksowego planu komunikacyjnego pozwoli na budowę bezpiecznego klimatu zmian i w efekcie ich skuteczne wprowadzenie. Proces komunikowania w ramach projektu wdrożenia
zmian Service Desku jest nieodzowny i konieczny. Przepływ informacji w relacjach z pracownikami IT, kadrą kierowniczą IT i użytkownikami musi być regularny i płynny, ponieważ
dobrze poinformowane otoczenie to przychylne otoczenie, które nastawione jest na współdziałanie.
Zakres usługi
Nasze wsparcie w obszarze komunikacji zmian Service Desku obejmuje zdefiniowanie celów komunikacyjnych, określenie otoczenia projektu wraz z wyznaczeniem grup docelowych
komunikacji oraz priorytetowych ról komunikacyjnych. W ramach świadczonych usług opracowany zostanie plan komunikacji zmian, obejmujący szczegółowy harmonogram działań
komunikacyjnych, a także zainicjowany zostanie proces jego realizacji.
W ramach wsparcia przewidziana jest realizacja następujących zadań:
- Zdefiniowanie celów komunikacji zmian Service Desku.
- Określenie otoczenia projektu, w tym identyfikacja głównych uczestników procesu komunikacji. Uczestnicy rozumiani są tu zarówno jako odbiorcy komunikatów, jak i ich nadawcy
oraz inne osoby uczestniczące w procesie komunikacji.
- Dobór kanałów i narzędzi komunikacyjnych - dobór właściwych kanałów i narzędzi komunikacyjnych w stosunku do uczestników procesu komunikacji.
- Opracowanie kluczowych przekazów komunikacyjnych - stworzenie listy zagadnień treści komunikacji. Określenie, jaki rodzaj treści powinien trafiać do poszczególnych grup odbiorców.
- Opracowanie planu komunikacji oraz harmonogramu szczegółowych działań komunikacyjnych dla projektu.
- Warsztat wprowadzający do planu komunikacji oraz inicjujący jego realizację (kick-off).
- Ewentualne konsultacje w trakcie realizacji planu komunikacji.
Korzyści
- Opracowanie oraz wdrożenie planu komunikacji dla wprowadzanych zmian przyniesie szereg korzyści, w tym przede wszystkim usprawnienie całego procesu wdrażania zmian
poprzez zaspokojenie potrzeb komunikacyjnych w organizacji.
- Dzięki procesowi planowania działań komunikacyjnych zyskujemy wiedzę o tym, jakie informacje i komu należy przekazywać, w celu uniknięcia problemów w trakcie wdrażania zmian.
Wprowadzone zostaną mechanizmy przepływu informacji zgodne ze zmieniającą się strukturą organizacyjną. Plan komunikacji jest narzędziem organizującym cały proces wdrażania
zmian m.in. za pomocą komunikowania kluczowych decyzji i informacji do właściwych osób odpowiedzialnych za proces komunikacji.
- Właściwe wsparcie procesu komunikacji przeciwdziała powstaniu zjawisk szczególnie destruktywnych w okresie zmian organizacyjnych takich jak chaos informacyjny, plotki lub konflikty.
Metodyka realizacji
- Analiza/ diagnoza: analiza organizacji, analiza dostępnej dokumentacji, spotkanie analityczne i wywiad.
- Określenie informacji wyjściowych dla planu komunikacji: zdefiniowanie celów komunikacji zmian Service Desku, określenie otoczenia projektu, dobór kanałów i
narzędzi komunikacyjnych, opracowanie kluczowych przekazów komunikacyjnych.
- Opracowanie planu komunikacji oraz harmonogramu szczegółowych działań komunikacyjnych dla projektu.
- Warsztat wprowadzający do planu komunikacji (kick-off): przygotowanie warsztatu, organizacja i moderowanie spotkania warsztatowego.
- Ewentualne konsultacje w trakcie realizacji planu komunikacji.
|
Orientacyjny czas trwania
Opracowanie oraz wdrożenie planu trwa zwykle 15 do 20 dni, w tym:
- Określenie informacji wyjściowych dla planu komunikacji (cele komunikacyjne, otoczenie projektu, kanały, narzędzia komunikacji oraz planowana treść przekazu) - 5 dni.
- Opracowanie planu komunikacji - 5-10 dni.
- Organizacja warsztatu (kick-off) oraz konsultacje - 5 dni.
Podstawa merytoryczna
Najlepsze praktyki stosowane przez ekspertów Grupy Kapitałowej Infovide-Matrix S.A. w codziennej pracy projektowej oraz poparte międzynarodowymi standardami.
Obszar zastosowania
Departamenty IT dostarczające usługi klientom wewnętrznym.
Produkty końcowe
Efektem końcowym będzie:
- Raport zbiorczy z wyników audytu komunikacji oraz lista rekomendowanych działań naprawczych.
- Prezentacja raportu dla kierownictwa.
|