Opis usługi
Audyt Komunikacji IT polega na przeprowadzeniu przeglądu i analizy stanu komunikacji w organizacji IT, obejmujące komunikację wewnętrzną w obszarze wewnętrznym IT
oraz na styku IT z Biznesem. W ramach audytu komunikacji przewidziana jest diagnoza sytuacji komunikacyjnej oraz określenie potrzeb komunikacyjnych. W efekcie tych
prac powstaje lista rekomendowanych działań naprawczych w komunikacji wewnętrznej. Audyt komunikacyjny może stanowić podstawę do stworzenia usystematyzowanego
planu komunikacji, który usprawni przepływ informacji w ramach departamentu IT oraz komunikacji z biznesem.
Przedmiotem audytu jest komunikacja wewnętrzna w departamencie IT oraz w obszarach biznesowych pracujących na styku z organizacją IT. Celem przeglądu komunikacji jest kompleksowa analiza funkcjonującego w tych obszarach systemu komunikacji wewnętrznej obejmująca:
- procedury komunikacyjne,
- stosowane praktyki i standardy,
- kanały i narzędzia komunikacyjne,
- potrzeby informacyjne,
- występujące problemy komunikacyjne.
Orientacyjny czas trwania
Czas trwania audytu to zazwyczaj 12 dni, w tym:
- Przygotowanie do audytu (obejmuje co najmniej przegląd materiałów związanych z komunikacją oraz przygotowanie kwestionariusza) - 2 dni.
- Wywiady zakończone warsztatem. Weryfikacja wyników - 8 dni.
- Przygotowanie i prezentacja raportu z wyników audytu oraz rekomendacji - 2 dni.
Podstawa merytoryczna
Najlepsze praktyki stosowane przez ekspertów Grupy Kapitałowej Infovide-Matrix S.A. w codziennej pracy projektowej oraz poparte międzynarodowymi standardami.
W ramach audytu przeprowadzane są:
- Przegląd materiałów związanych z komunikacją.
- Wywiad kwestionariuszowy - czyli indywidualne wywiady prowadzone przy pomocy specjalnie zaprojektowanej ankiety - osobno z każdym z wytypowanych pracowników.
- Warsztat weryfikujący - z udziałem wytypowanych pracowników, prowadzony w celu weryfikacji wyników wywiadów. W oparciu o zbiorcze, podsumowane wyniki wywiadów kwestionariuszowych nastąpi grupowa weryfikacja zebranych informacji. Moderator warsztatu będzie miał na celu wykluczenie sprzecznych danych i uzgodnienie jednolitych informacji, na których oparte zostaną kolejne prace.
- Ponowny przegląd i analiza materiałów związanych z komunikacją.
- Raport zbiorczy z wyników audytu oraz rekomendacji. Prezentacja dla kierownictwa.
Obszar zastosowania
- Departamenty IT dostarczające usługi klientom wewnętrznym.
- Obszary biznesowe w organizacji pracujące na styku z IT.
Korzyści
Audyt komunikacji prowadzi do określenia tzw. Know-Why, czyli zdefiniowania problemów oraz określenia potrzeb komunikacyjnych. W ten sposób następuje identyfikacja i ocena aktualnego systemu komunikacji w departamencie IT. Najważniejsze korzyści z wykonania audytu są następujące:
- Poznanie zbioru postaw i zwyczajów komunikacyjnych charakterystycznych dla badanych obszarów organizacji.
- Zrozumienie funkcjonujących rozwiązań komunikacyjnych oraz najczęstszych błędów powstających w komunikacji na styku IT z biznesem.
- Wiedza, jakie informacje i komu należy przekazywać/odbierać, w celu uniknięcia problemów w trakcie wdrażania ewentualnych zmian.
- Propozycja kierunków dla działań naprawczych w komunikacji, a w efekcie zainicjowanie procesu zmian mającego na celu zaspokojenie potrzeb komunikacyjnych w organizacji oraz wprowadzenie mechanizmów przepływu informacji zgodnych ze strukturą organizacyjną.
W rezultacie działań naprawczych procesu komunikacji oczekiwać można:
- Większej synergii i koordynacji działań zarówno w obszarze IT jak i na styku IT z biznesem.
- Zorientowania pracowników na wspólne cele biznesowe.
- Większej skuteczności podejmowanych działań.
- Budowy zaufania i relacji partnerskich pomiędzy stronami.
Produkty końcowe
- Raport zbiorczy z wyników audytu komunikacji oraz lista rekomendowanych działań naprawczych.
- Prezentacja raportu dla kierownictwa.